A gestão de estoque é um processo que está diretamente ligado ao sucesso dos negócios. Quando bem realizado, dá suporte às vendas e permite que a empresa tenha mais saúde financeira para se manter em funcionamento.
Isso ocorre porque os clientes estarão satisfeitos com o mínimo de desperdícios e comprometimento do caixa. O volume e momento da compra das mercadorias vão estar ajustados às demandas da organização. E o negócio vai adotar boas práticas para organizar e preservar os materiais.
Neste conteúdo, indicamos as melhores estratégias para você realizar uma boa gestão de estoque. Continue a leitura e melhore os resultados financeiros da sua empresa!
O que é gestão de estoque?
Gestão de estoque são os processos responsáveis pela entrada, armazenamento e saída do inventário da organização. Seu objetivo é manter o estado de conservação e qualidade das mercadorias, assim como controlar os volumes e momentos ideais para as compras.
Essa atividade está ligada à diversas rotinas:
- tomar decisões sobre o volume de mercadorias estocadas;
- definir os momentos ideais para compras;
- organizar os locais em que as mercadorias estão armazenadas;
- planejar como deve ser a entrada, estocagem e saída de mercadorias dos armazéns;
- mensurar e acompanhar o estoque.
Para saber se as atividades são realizadas adequadamente, a gestão de estoque pode implementar indicadores-chave:
- giro de estoque — a capacidade de circulação das mercadorias, à medida que o estoque é vendido e reposto;
- ruptura de estoque — a lacuna no estoque, ou seja, quando não há mercadoria disponível para atender a demanda do cliente;
- on shelf availability — a disponibilidade do produto nas prateleiras para o cliente;
- perdas no estoque — a quantidade de mercadorias extraviadas, danificadas, vencidas etc.;
- taxa de retorno — a porcentagem de produtos devolvidos, que também é um indicativo da satisfação do cliente;
- tempo de reposição — o período necessário para comprar e receber um item do estoque.
Os indicadores estão intimamente ligados aos resultados financeiros. Assim, por exemplo, um estoque com alto giro representa um bom desempenho das vendas e saúde financeira no fluxo de caixa. É o oposto, por exemplo, do que teríamos no caso de alta ruptura de estoque, em que os clientes não estão tendo suas demandas atendidas.
Por que fazer uma boa gestão de estoque é importante para sua empresa?
O estoque tem uma relação de causa e efeito com os resultados financeiros da empresa. Na prática, qualquer mudança vai representar um crescimento ou diminuição dos custos, assim como pode afetar as receitas e a lucratividade.
Custos de armazenagem
Quanto maior o estoque necessário para manter a operação, maiores vão ser os custos de armazenagem e carga de trabalho para manter as mercadorias. Por isso, o giro é o indicador mais importante para mensurar a qualidade da gestão.
Valor do patrimônio da empresa
O estoque também afeta os custos à medida em que desperdícios, extravios, roubos e vencimento representam perdas de valor no patrimônio da empresa. Em alguns casos, os itens faltantes terão de ser repostos, criando mais despesas para a organização.
Fluxo de caixa
Há um impacto direto no fluxo de caixa. Se o estoque é maior, precisamos de mais recursos com disponibilidade imediata para fazer o pagamento dos fornecedores e manter a operação da empresa em funcionamento.
Satisfação do cliente
Quando não temos estoque para atender a demanda, deixamos de ganhar receitas atuais e futuras. Afinal de contas, ao não estar satisfeito na primeira abordagem, dificilmente o cliente vai retornar a comprar com a empresa.
Nível de serviço
A organização do estoque afeta a agilidade com que a empresa consegue localizar e disponibilizar os produtos para os clientes. Logo, o nível de serviço pode ser mais adequado se fizermos uma gestão eficiente, com as entregas sendo realizadas em prazos mais curtos.
Inteligência de negócios
Por fim, a gestão de estoque é uma fonte de conhecimento para as demais áreas da empresa. Quando controlamos bem a entrada e a saída, podemos entender como estão as vendas e custos em relação a cada item do portfólio da empresa.
Com isso, são tomadas decisões estratégicas, como comprar mais de um produto, avaliar os resultados de diferentes fornecedores, remover um item do catálogo, modificar os preços praticados, etc.
Quais são os principais métodos de gestão de estoque?
Um primeiro passo para melhorar a gestão é adotar um modelo de trabalho com resultados confiáveis. Entre as práticas mais utilizadas no mercado, cinco delas são de extrema utilidade para otimizar o estoque das empresas.
Curva ABC
A Curva ABC é um método de priorização dos itens no estoque. Como os recursos são escassos, sabemos em que pontos devemos focar, considerando a operação da empresa.
Nesse sentido, as mercadorias são dividas em três níveis:
- A — alta prioridade;
- B — média prioridade;
- C — baixa prioridade.
A referência para indicar as prioridades costuma ser a participação nas receitas:
- a alta prioridade teria representação em 80% das receitas;
- a média prioridade diz respeito à participação em 15% das receitas;
- a baixa prioridade representa 5% ou menos das receitas.
Este critério é baseado no Princípio de Pareto. Trata-se de um padrão extraído da observação de sistemas, em que a maioria dos resultados (aproximadamente 80%) é fruto da minoria das causas (aproximadamente 20%). Logo, quando olhamos para o estoque, queremos suprir principalmente a minoria de produtos com mais impacto.
Primeiro que Entra, Primeiro que Sai (PEPS)
Ao fazer o giro, os produtos que chegaram primeiro aos armazéns devem ser escoados antes daqueles que chegaram depois. Isso vai impactar a conservação e o preço praticado.
No caso da conservação, o estoque preserva os produtos mais novos e com vencimento mais longo. Já em relação aos preços, é possível ser mais competitivo ao cobrar do cliente um valor que considera o estoque mais antigo, que saíra primeiro.
Último a Entrar, Primeiro a Sair (UEPS)
Uma alternativa de precificação é o UEPS. Nesse caso, o preço de venda considera o valor pago nos lotes mais recentes, ainda que a ordem de saída física dos bens do armazém priorize os mais antigos.
A vantagem é lidar com períodos de inflação ou risco de escassez dos produtos. Afinal, praticamos o preço mais elevado e seguro.
Just in time
Outra metodologia que pode ser adotada é produzir sob demanda. Nesse caso, o prazo para entrega pode ser mais lento, mas ocorre um ganho em relação aos custos de estocagem.
Custo médio
O custo médio é uma métrica contábil e fiscal. Nele, a empresa soma o custo de todos os produtos e divide pela quantidade deles. Também pode ser usado como método de precificação, englobando o preço dos produtos antigos e novos para ter uma média.
Método do custo a preço de venda a varejo
Por fim, o método de custo a preço de venda a varejo é mais dinâmico, considerando os gastos com cada mercadoria e aplicando a margem de lucro do período sobre elas. É bastante usado em segmentos, como o varejo, em que há uma constante flutuação dos preços e competitividade.
Quais são as boas práticas para uma gestão de estoque eficiente?
Na busca por uma gestão de estoque mais eficiente, alguns passos podem facilitar o processo e melhorar os resultados da empresa. Confira 11 dicas!
Liste e organize todos os produtos
O controle de estoque exige uma listagem e organização de todos os itens armazenados. Além disso, as mudanças devem ser documentadas em tempo real.
Tenha um registro de entradas e saídas
Nesse sentido, a empresa precisa de rotinas para registrar as entradas e saídas de mercadorias. Outro passo é associar essas rotinas a atividades de conferência para avaliar se as entregas foram realizadas nas condições contratadas.
Acompanhe o giro dos produtos
O giro deve ser medido para entender o tempo em que os produtos ficam em estoque. O ideal é minimizar as quantidades armazenadas para ficarem ajustadas à demanda.
Não permita a falta ou o excesso de itens no estoque
O excesso de estoque ocorre quando há muitos itens sem giro. É importante calcular qual foi a saída de um produto no último mês e considerar a margem de segurança — mínimo para estar protegido contra uma ruptura de estoque.
Faça o inventário de materiais
As informações mostradas para o gestor precisam representar a realidade do estoque. Por isso, uma prática recorrente é a conferência e listagem dos itens nos armazéns físicos, contando efetivamente as unidades disponíveis.
Programe as compras e projete as vendas
O giro do estoque depende de uma boa estimativa das vendas futuras, permitindo controlar as compras. Esse cálculo pode ter como base o histórico de vendas, assim como fatores que possam influenciar os resultados da empresa, como sazonalidade e aumento da procura por um produto.
Tenha uma base de cadastro de itens padronizados
A agilidade nos registros e localização de estoque depende de informações adequadas. Código, descrição, unidade de medida, preço, fornecedor e localização no estoque são alguns padrões que podem ser adotados.
Organize e categorize seu estoque
O armazém físico também precisa estar organizado para corresponder a organização do sistema eletrônico de gestão. Crie um mapa do ambiente com categorias de produtos, indicando um lugar para cada item e mantendo as mercadorias nos lugares indicados.
Utilize um sistema de gestão
O sistema eletrônico de gestão é peça-chave para gestão do estoque. Com esse software, podemos consultar as quantidades e mudanças no estoque em tempo real. Além disso, contamos com diversas automações para tornar os processos mais ágeis.
Integre o setor de estoque com outras áreas
É importante que os sistemas compartilhem dados para que todos consigam acompanhar as mudanças. Uma boa prática é escolher um CRM, que integre as áreas-chave e se comunique com a gestão de estoque. Afinal, o estoque afeta os resultados de vendas, compras, marketing, produção e financeiro, entre outros.
Tenha atenção aos fornecedores
Por fim, a empresa deve selecionar fornecedores com materiais de alta qualidade e capacidade de atender a demanda com agilidade e eficiência. Para praticar um bom giro no estoque, você precisa de parceiros-chave que conseguem otimizar as entregas.
Com esses cuidados, você terá uma gestão de estoque mais eficiente, contribuindo para a satisfação dos clientes e resultados financeiros da sua empresa. Por isso, é importante priorizar o assunto, planejando e organizando esse processo fundamental para a empresa.
Agora que já entende a importância da gestão de estoque, confira o artigo “Dúvidas na hora de armazenar os produtos Santa Luzia?” para conhecer os métodos de armazenagem e conservação das mercadorias!
